Firmentransfers in Zürich: Rechnung, MwSt. und Spesen

Geschäftsreisen scheitern selten an der Fahrt selbst, sondern an dem, was danach kommt: dem Beleg, der nicht ins System passt, der Mehrwertsteuer, die fehlt, der Kostenstelle, die niemand zugeordnet hat. Ein Taxameter-Zettel mit handschriftlichem Betrag ist für viele Buchhaltungen ein Problem; ein App-Beleg ohne Schweizer MwSt. auch. Dieser Beitrag beschreibt, wie Firmentransfers ab Flughafen Zürich so laufen, dass alle Beteiligten ihre Ruhe haben.

Wir fahren für Unternehmen aus Zürich, Zug, Basel und dem Ausland – von der Assistenz, die dreissig Gäste für eine Konferenz koordiniert, bis zum Einzelunternehmer, der zweimal im Monat nach Zug fliegt. Die Anforderungen ähneln sich: verlässliche Abholung, korrekte Rechnung, klare Regeln bei Änderungen, ein Ansprechpartner.

Der Beitrag ist in zehn Kapitel gegliedert: Rechnung und MwSt., Sammelrechnung und Kostenstellen, Gästeabholung, Buchung durch Dritte, Stornierung und Änderung, Fahrzeugklassen für Repräsentation, Veranstaltungen, Datenschutz, Prozessvorschlag und Kontakt. Wer nur den Prozess sucht: Kapitel 9.

1. Die Rechnung: automatisch, mit ausgewiesener Mehrwertsteuer

Jede Fahrt bei uns erzeugt eine Rechnung, die Sie per E-Mail erhalten – mit Buchungsreferenz, Datum, Strecke, Fahrzeugklasse, Betrag netto, Mehrwertsteuer und Betrag brutto. Die Schweizer MwSt. ist ausgewiesen, sodass vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sie geltend machen können. Es gibt keinen handschriftlichen Beleg und keine Quittung zum Fotografieren.

Die Rechnung wird aus dem System erzeugt, nicht vom Fahrer. Das heisst: Sie ist einheitlich, nummeriert, und sie stimmt mit dem Festpreis überein, den Sie vor der Fahrt gesehen haben. Wer online bezahlt hat, findet die Zahlungsreferenz auf der Rechnung; wer auf Rechnung fährt, findet die Zahlungsfrist.

Für Reisende, die selbst abrechnen, heisst das: Rechnung weiterleiten, fertig. Für Assistenzen, die für andere buchen, heisst es: Die Rechnung geht an die E-Mail-Adresse, die bei der Buchung angegeben wurde – also an die Assistenz, nicht an den Gast, wenn Sie es so eintragen. Wie sich der Festpreis zusammensetzt, erklärt Festpreis statt Taxameter.

2. Sammelrechnung und Kostenstellen

Unternehmen mit regelmässigen Fahrten erhalten auf Wunsch eine Sammelrechnung – monatlich oder pro Projekt – statt einer Einzelrechnung pro Fahrt. Die Sammelrechnung listet jede Fahrt mit Datum, Reisendem, Strecke und Betrag auf und weist die MwSt. gesamthaft aus. Für die Buchhaltung bedeutet das eine Buchung statt zwanzig.

Kostenstellen, Projektnummern oder Reisende-Kürzel tragen Sie bei der Buchung ins Notizfeld ein; sie erscheinen auf der Rechnung. Wer einen festen Standard hat – etwa «KST 4711 / Projekt Alpha» – teilt ihn uns einmal mit, und wir übernehmen ihn für alle Fahrten des Kontos.

Zahlungsbedingungen für Firmenkunden vereinbaren wir individuell: Online-Zahlung per Karte bei der Buchung ist Standard, Rechnung mit Zahlungsfrist ist nach Absprache möglich. Für die Einrichtung genügt eine E-Mail mit Firmenname, Rechnungsadresse, MwSt.-Nummer und dem gewünschten Rhythmus.

• Monatliche oder projektbezogene Sammelrechnung
• Kostenstelle / Projekt im Notizfeld → erscheint auf der Rechnung
• Zahlung per Karte bei Buchung oder auf Rechnung nach Absprache

3. Gäste abholen lassen: Firmenname auf dem Schild

Wenn Sie Kunden, Bewerber oder Partner am Flughafen abholen lassen, ist der erste Eindruck der Fahrer mit dem Schild. Auf Wunsch steht darauf Ihr Firmenname – oder Firmenname und Gastname –, sodass Ihr Gast Sie sofort erkennt. Das Feld dafür heisst im Buchungsformular «Namensschild».

Der Gast muss nichts wissen ausser: «Ein Fahrer wartet mit unserem Namen in der Ankunftshalle.» Wir verfolgen den Flug, der Fahrer steht zur tatsächlichen Landezeit bereit, 60 Minuten Wartezeit sind inklusive, und der Gast wird bis zum Hotel oder zu Ihrem Standort gebracht. Sie erhalten auf Wunsch eine Nachricht, wenn der Gast eingestiegen ist.

Für Gäste, die zum ersten Mal in der Schweiz sind, empfiehlt sich der Hinweis auf den Treffpunkt in der Bestätigung, die Sie ihnen weiterleiten. Die Details stehen in Ankunft 1 oder Ankunft 2?. Die Rechnung geht an Sie, nicht an den Gast.

4. Buchung durch Assistenz oder Travel Management

Die meisten Firmenbuchungen kommen nicht vom Reisenden, sondern von der Assistenz oder einem Travel-Manager. Das Formular ist darauf ausgelegt: Sie tragen Name und Telefonnummer des Reisenden ein, aber Ihre eigene E-Mail für Bestätigung und Rechnung. Der Reisende erhält, wenn gewünscht, eine separate Kopie.

Für mehrere Fahrten – etwa Hin- und Rückfahrt oder mehrere Reisende am selben Tag – buchen Sie nacheinander; jede Fahrt hat ihre Referenz. Für grössere Mengen, etwa eine Konferenz mit zwanzig Ankünften, schicken Sie uns eine Liste mit Namen, Flügen und Hotels, und wir legen die Fahrten an und bestätigen sie gesammelt.

Änderungen laufen über dieselbe Referenz: neue Flugnummer, andere Adresse, andere Zeit – eine E-Mail oder WhatsApp genügt. Bis 24 Stunden vor der Abholung sind Änderungen nach Verfügbarkeit kostenlos. Wie Vielflieger die Buchung in ihren Ablauf integrieren, steht in Business Travel Zürich: 5 Gewohnheiten.

5. Stornierung und Änderung: klare Regeln

Bis 24 Stunden vor der vereinbarten Abholzeit stornieren Sie kostenlos; eine geleistete Zahlung wird vollständig zurückerstattet. Bei Firmenkunden auf Rechnung entfällt die Position schlicht. Innerhalb der 24 Stunden ist der Fahrer in der Regel bereits eingeteilt; hier behalten wir uns den vollen Fahrpreis vor, finden aber bei Flugannullierungen und ähnlichen Fällen eine faire Lösung.

Flugverspätungen sind keine Änderung: Wir verfolgen den Flug und passen die Abholung automatisch an, ohne Zusatzkosten. Bei Umleitungen auf einen anderen Flughafen sprechen wir uns ab. Bei Nichterscheinen ohne Mitteilung ist der Fahrpreis geschuldet – deshalb ist die Telefonnummer des Reisenden wichtig, nicht nur die der Assistenz.

Alle Regeln stehen in unserer Rückerstattungsrichtlinie, verlinkt in der Fusszeile. Sie sind bewusst einfach gehalten, damit niemand im Reisebüro nachschlagen muss. Was bei Verspätung, Umleitung und Annullierung konkret passiert, beschreibt Flug verspätet oder annulliert?.

6. Welche Fahrzeugklasse für welchen Anlass

Für den einzelnen Reisenden mit Koffer und Laptop ist die Business Class – Mercedes-Benz E-Klasse – der Standard: ruhig, mit Ladeanschluss, ausreichend Platz zum Arbeiten. Für Delegationen bis sieben Personen oder für Gäste mit viel Gepäck ist die Business & Family Class (V-Klasse) die richtige Wahl; alle fahren gemeinsam, das Gespräch geht weiter.

Für Repräsentationsfahrten – Verwaltungsrat, wichtige Kunden, Gäste, bei denen der erste Eindruck zählt – bieten wir die Premium Class, eine Mercedes-Benz S-Klasse. Der Unterschied ist spürbar, und er ist im Buchungsprozess transparent ausgewiesen. Alle Klassen mit Kapazitäten stehen auf der Fahrzeugseite.

Für mehrere Fahrzeuge gleichzeitig – etwa zwei S-Klassen und eine V-Klasse für eine Delegation – koordinieren wir die Abholung so, dass alle Wagen zur selben Zeit in der Halle bereitstehen. Schreiben Sie uns Personen, Flüge und Ziel; Sie erhalten einen Vorschlag.

7. Veranstaltungen, Messen, Kongresse

Für Konferenzen in Zürich, Messen in Basel oder das WEF in Davos übernehmen wir die gesamte Ankunftslogistik: eine Liste mit Namen, Flügen und Hotels, und wir legen die Fahrten an, verfolgen jeden Flug, stellen Fahrer und Fahrzeuge bereit und melden Ihnen, wer angekommen ist. Sie haben einen Ansprechpartner, nicht zwanzig Fahrer.

Für Messewochen empfehlen wir die Buchung, sobald die Daten feststehen – Kapazitäten sind dann knapp, und wer früh bucht, hat Auswahl bei Fahrzeugklasse und Zeiten. Für das WEF gelten Sonderregeln mit Sperrzonen und Zufahrten; Details in WEF Davos Transfer-Guide. Für Basel während der Kunst- und Uhrenmessen in Flughafen Zürich–Basel.

Die Abrechnung erfolgt als Sammelrechnung pro Veranstaltung mit allen Fahrten, Namen und Beträgen. Für Sponsoren oder Gäste, die selbst zahlen, legen wir einzelne Rechnungen an. Und für Rückfahrten am letzten Tag, wenn alle gleichzeitig zum Flughafen wollen, planen wir gestaffelt.

8. Datenschutz: was wir mit Reisendendaten tun

Für eine Fahrt brauchen wir Name, Telefonnummer, Flugnummer, Adressen und Zeit. Diese Daten werden an den eingeteilten Chauffeur weitergegeben und in unserem System sowie im Dispositionskalender gespeichert. Wir verkaufen keine Daten, und wir nutzen sie nicht für Marketing an Ihre Reisenden.

Rechnungsdaten bewahren wir gemäss den gesetzlichen Fristen auf. Auf Anfrage geben wir Auskunft, berichtigen oder löschen Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Für Unternehmen, die eine Auftragsbearbeitungsvereinbarung benötigen, stellen wir diese bereit.

Die vollständige Datenschutzerklärung ist in der Fusszeile verlinkt. Sie beschreibt auch die eingesetzten Dienstleister – Zahlungsabwicklung, Hosting, Kalender – und die Rechtsgrundlagen nach Schweizer Datenschutzgesetz und, soweit anwendbar, DSGVO.

9. Ein Prozess, der ohne Rückfragen läuft

Die folgende Tabelle beschreibt den Ablauf, wie er sich bei unseren Firmenkunden bewährt hat: einmal einrichten, dann läuft er. Der Schlüssel ist, dass jede Fahrt dieselben fünf Angaben hat und die Rechnung immer an dieselbe Adresse geht.

Wer diesen Prozess einmal aufgesetzt hat, muss pro Fahrt nur noch Flugnummer, Ziel und Zeit eintragen. Alles andere – Firmenname auf dem Schild, Kostenstelle, Rechnungsadresse, Sammelrechnung – ist hinterlegt. Änderungen laufen über die Referenz, Stornierungen nach den Regeln aus Kapitel 5.

Und wenn etwas nicht passt: Sie haben eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse, hinter denen jemand sitzt, der die Fahrt kennt. Das ist am Ende der Unterschied zwischen einer App und einem Dienstleister.

10. So starten Sie

Für die erste Fahrt brauchen Sie kein Konto: Buchen Sie online, tragen Sie Firmenname ins Notizfeld ein, und Sie erhalten eine Rechnung mit MwSt. Wenn es gut lief – und das ist der Test, den wir bestehen wollen –, schreiben Sie uns für die Einrichtung eines Firmenkontos mit Sammelrechnung.

Für Assistenzen und Travel-Manager, die mehrere Reisende betreuen, bieten wir ein kurzes Gespräch an: fünfzehn Minuten, in denen wir Ihren Ablauf verstehen und den unseren anpassen. Danach läuft es per E-Mail und WhatsApp, ohne Formalitäten.

Die Strecken, die Firmenkunden am häufigsten buchen: Zug, Basel, Bern, Luzern und Zürich Stadt. Alle Festpreise stehen auf der Preisseite. Erste Fahrt buchen.